Understanding Your First Salary Slip: CTC vs In-Hand, PF and TDS Explained
اپنی پہلی تنخواہ کی پرچی سمجھیں: سی ٹی سی بمقابلہ ان ہینڈ، پی ایف اور ٹی ڈی ایس
Imranul Haque Noor
An Engineer, an all time Learner and a Learning enabler.
🧾 Understanding Your First Salary Slip: CTC vs In-Hand, PF and TDS Explained Simply
The offer letter said one number. Your bank account shows a smaller one. Nothing is wrong — but you should know exactly where every rupee went. This guide reads a real-looking Indian salary slip line by line, in plain language, with a worked example.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
آفر لیٹر (Offer Letter) میں ایک رقم لکھی تھی، بینک اکاؤنٹ میں اس سے کم آئی۔ کچھ غلط نہیں ہوا — لیکن آپ کو ٹھیک ٹھیک معلوم ہونا چاہیے کہ ہر روپیہ کہاں گیا۔ یہ گائیڈ ایک عام ہندوستانی تنخواہ کی پرچی (Salary Slip) کو سطر بہ سطر، آسان زبان میں، ایک حل شدہ مثال کے ساتھ پڑھ کر سمجھاتی ہے: سی ٹی سی (CTC)، گراس (Gross)، ان ہینڈ (In-hand)، پی ایف (PF) اور ٹی ڈی ایس (TDS)۔
📖 The first-salary surprise
Faizan finished a diploma, cleared two interviews and signed an offer for ₹4.2 lakh a year. He told his mother: ₹35,000 a month. On the 1st, ₹30,600 landed in his account. He assumed the company had made a mistake and nearly sent an angry email to HR. A senior sat with him and opened the slip: employer PF, his own PF, a small professional tax. Nothing was missing — ₹2,100 was in his PF account, growing. Faizan felt relieved, then a little embarrassed. Nobody had ever shown him how to read a salary slip. This post is that senior sitting with you.
Most of us are taught how to earn a salary and never how to read one. Yet the slip is the one document that tells you what you actually earn, what you are saving, what you owe in tax, and what to check before you ever accept your next offer.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
ایک مثالی کہانی — حیدرآباد کے فیضان: فیضان نے ڈپلومہ مکمل کیا، دو انٹرویو پاس کیے اور ₹4.2 لاکھ سالانہ کا آفر سائن کیا۔ اس نے امی کو بتایا: مہینے کے ₹35,000۔ پہلی تاریخ کو اکاؤنٹ میں ₹30,600 آئے۔ اسے لگا کمپنی سے غلطی ہوئی ہے اور وہ ایچ آر (HR) کو ناراض ای میل لکھنے ہی والا تھا۔ ایک سینئر نے ساتھ بیٹھ کر پرچی کھولی: آجر کا پی ایف (Employer PF)، اس کا اپنا پی ایف، اور تھوڑا سا پروفیشنل ٹیکس (Professional Tax)۔ کچھ غائب نہیں تھا — ₹2,100 اس کے پی ایف اکاؤنٹ میں تھے اور بڑھ رہے تھے۔ فیضان کو سکون ملا، پھر تھوڑی شرمندگی بھی ہوئی۔ کسی نے اسے کبھی تنخواہ کی پرچی پڑھنا سکھایا ہی نہیں تھا۔ یہ مضمون وہی سینئر ہے جو آپ کے ساتھ بیٹھا ہے۔
ہمیں تنخواہ کمانا سکھایا جاتا ہے، پڑھنا نہیں۔ حالانکہ یہی پرچی بتاتی ہے کہ آپ واقعی کیا کماتے ہیں، کیا بچا رہے ہیں، کیا ٹیکس دے رہے ہیں، اور اگلا آفر قبول کرنے سے پہلے کیا دیکھنا چاہیے۔
🔢 Three numbers: CTC, gross and in-hand
Every confusion about salary comes from mixing up three different numbers. Learn them once and the slip becomes easy.
🏢 CTC — Cost to Company
The total a company spends on you in a year. It includes your salary and things that never reach your bank account: the employer's PF share, sometimes gratuity, insurance premiums and a variable bonus. This is the big number in the offer letter.
📄 Gross salary
CTC minus the employer's contributions. This is the top line of your monthly slip — basic, HRA and allowances added up, before anything is deducted from your side.
🏦 In-hand (net / take-home)
Gross minus your own deductions — your PF share, professional tax, TDS, and ESI if it applies. This is what actually arrives in your bank account.
A simple way to remember it: CTC is what the company pays, gross is what you earn, in-hand is what you get. Below is the structure behind Faizan's slip.
| Line on the slip (monthly) | Amount | In CTC? | In gross? | In your bank? |
|---|---|---|---|---|
| Basic pay | ₹17,500 | Yes | Yes | Yes |
| House Rent Allowance (HRA) | ₹7,000 | Yes | Yes | Yes |
| Special allowance | ₹8,400 | Yes | Yes | Yes |
| Employer PF contribution | ₹2,100 | Yes | No | No — goes to your PF account |
| Employee PF contribution | − ₹2,100 | — | Deducted | No — goes to your PF account |
| Professional tax | − ₹200 | — | Deducted | No — goes to the state |
| TDS (income tax) | ₹0 | — | Deducted if due | No — goes to the Income Tax Dept. |
| CTC / Gross / In-hand | ₹35,000 / ₹32,900 / ₹30,600 |
Why TDS is zero here. Faizan's yearly gross is about ₹3.95 lakh. After the standard deduction, his taxable income is below the level where any tax is due under the current new tax regime, so the company deducts nothing. We come back to tax below.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
تنخواہ کی ہر الجھن تین الگ الگ رقموں کو گڑبڑ کرنے سے پیدا ہوتی ہے۔ ایک بار سمجھ لیں تو پرچی آسان ہو جاتی ہے۔
سی ٹی سی (CTC — Cost to Company): کمپنی ایک سال میں آپ پر جو کل خرچ کرتی ہے۔ اس میں آپ کی تنخواہ کے ساتھ وہ چیزیں بھی شامل ہیں جو کبھی آپ کے بینک تک نہیں پہنچتیں: آجر کا پی ایف حصہ، کبھی گریجویٹی (Gratuity)، انشورنس پریمیم (Insurance Premium) اور متغیر بونس (Variable Bonus)۔ آفر لیٹر کی بڑی رقم یہی ہوتی ہے۔
گراس تنخواہ (Gross Salary): سی ٹی سی میں سے آجر کا حصہ نکال دیں۔ یہ آپ کی ماہانہ پرچی کی اوپر والی سطر ہے — بیسک (Basic)، ایچ آر اے (HRA) اور الاؤنس (Allowances) ملا کر، آپ کی طرف سے کوئی کٹوتی ہونے سے پہلے۔
ان ہینڈ / نیٹ (In-hand / Net / Take-home): گراس میں سے آپ کی اپنی کٹوتیاں — آپ کا پی ایف حصہ، پروفیشنل ٹیکس، ٹی ڈی ایس (TDS)، اور لاگو ہو تو ای ایس آئی (ESI)۔ یہی رقم بینک میں آتی ہے۔
یاد رکھنے کا آسان طریقہ: سی ٹی سی وہ ہے جو کمپنی دیتی ہے، گراس وہ جو آپ کماتے ہیں، ان ہینڈ وہ جو آپ کو ملتا ہے۔ فیضان کی مثال: بیسک ₹17,500 + ایچ آر اے ₹7,000 + اسپیشل الاؤنس ₹8,400 = گراس ₹32,900۔ آجر کا پی ایف ₹2,100 ملا کر سی ٹی سی ₹35,000 ماہانہ۔ کٹوتی: آپ کا پی ایف ₹2,100 اور پروفیشنل ٹیکس ₹200 — ان ہینڈ ₹30,600۔ یہاں ٹی ڈی ایس صفر ہے کیونکہ سالانہ گراس تقریباً ₹3.95 لاکھ ہے اور معیاری کٹوتی (Standard Deduction) کے بعد قابلِ ٹیکس آمدنی اس حد سے نیچے رہتی ہے جہاں موجودہ نئے ٹیکس نظام (New Tax Regime) میں ٹیکس بنتا ہے۔ یہاں ان ہینڈ سی ٹی سی کا تقریباً 87 فیصد ہے؛ اگر گریجویٹی، انشورنس یا بونس بھی سی ٹی سی میں ہوں تو فرق بڑھ جاتا ہے۔
💰 The earnings side: what each line means
The left (or top) half of a slip lists earnings. Names vary between companies, but these are the usual ones:
🧱 Basic pay
The foundation. Usually 40–50% of your gross. PF, gratuity and often HRA are all calculated as a percentage of basic — so a low basic means a smaller PF but a slightly bigger in-hand. Fully taxable.
🏠 HRA — House Rent Allowance
Money towards rent, commonly around 40–50% of basic. If you pay rent and choose the old tax regime, part of it can be tax-free against rent receipts. Under the new regime it is simply taxable salary.
🧩 Special allowance
Whatever is left after basic and HRA to reach the promised gross. It has no special rule — it is plain taxable income. A big special allowance usually means a smaller basic.
🚌 Conveyance, LTA, medical
Smaller fixed allowances. Leave Travel Allowance (LTA) can be tax-free under the old regime for actual travel within India, subject to conditions. Under the new regime these are generally just taxable.
🎯 Variable pay / bonus
Part of CTC that is not guaranteed — it depends on your or the company's performance and is paid quarterly or yearly. Always ask: 'What was actually paid last year?'
💼 Arrears and reimbursements
Arrears are back-pay for an earlier month (e.g. a late increment). Reimbursements (phone, internet, travel) are paid against bills and are usually not taxed if the rules are followed.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
پرچی کا بایاں (یا اوپر کا) حصہ آمدنی (Earnings) دکھاتا ہے۔ نام کمپنی کے حساب سے بدلتے ہیں، لیکن عام سطریں یہ ہیں:
بیسک پے (Basic Pay): بنیاد۔ عام طور پر گراس کا 40 سے 50 فیصد۔ پی ایف، گریجویٹی اور اکثر ایچ آر اے اسی کے فیصد سے نکلتے ہیں — اس لیے کم بیسک کا مطلب چھوٹا پی ایف مگر تھوڑا بڑا ان ہینڈ۔ پورا قابلِ ٹیکس۔
ایچ آر اے (HRA — House Rent Allowance): کرائے کے لیے رقم، عموماً بیسک کا 40 سے 50 فیصد۔ اگر آپ کرایہ دیتے ہیں اور پرانا ٹیکس نظام (Old Regime) چنتے ہیں تو کرائے کی رسیدوں کے بدلے اس کا کچھ حصہ ٹیکس سے مستثنیٰ ہو سکتا ہے۔ نئے نظام میں یہ عام قابلِ ٹیکس تنخواہ ہے۔
اسپیشل الاؤنس (Special Allowance): بیسک اور ایچ آر اے کے بعد جو بچا، وعدہ شدہ گراس تک پہنچنے کے لیے۔ کوئی خاص قاعدہ نہیں — سادہ قابلِ ٹیکس آمدنی۔
کنوینس، ایل ٹی اے، میڈیکل (Conveyance, LTA, Medical): چھوٹے مقررہ الاؤنس۔ لیو ٹریول الاؤنس (LTA) پرانے نظام میں ہندوستان کے اندر حقیقی سفر پر شرائط کے ساتھ ٹیکس فری ہو سکتا ہے۔ نئے نظام میں عموماً قابلِ ٹیکس۔
ویری ایبل پے / بونس (Variable Pay / Bonus): سی ٹی سی کا وہ حصہ جس کی ضمانت نہیں — آپ کی یا کمپنی کی کارکردگی پر منحصر، سہ ماہی یا سالانہ ادا ہوتا ہے۔ ہمیشہ پوچھیں: «پچھلے سال واقعی کتنا دیا گیا؟»
بقایاجات اور ری ایمبرسمنٹ (Arrears, Reimbursements): بقایاجات پچھلے مہینے کی رہ گئی رقم ہے (مثلاً دیر سے ملا انکریمنٹ)۔ ری ایمبرسمنٹ (فون، انٹرنیٹ، سفر) بلوں کے بدلے ملتی ہے اور قاعدے کے مطابق ہو تو عموماً ٹیکس نہیں لگتا۔
✂️ The deductions side: who takes what
The right (or bottom) half lists deductions. Each one goes to a specific place — none of it disappears.
🏦 Employee PF (12% of basic)
Your share of the Provident Fund, sent to your EPF account with the Employees' Provident Fund Organisation (EPFO). It is still your money — just locked for retirement, with interest. Details below.
🏛️ Professional tax (PT)
A small state tax on salaried people, capped by the Constitution at ₹2,500 a year. Levied in states such as Maharashtra, Karnataka, West Bengal, Telangana and Gujarat; not in Delhi or Uttar Pradesh. Usually ₹150–₹200 a month where it applies.
🧮 TDS — Tax Deducted at Source
Your estimated yearly income tax, cut in monthly instalments by the employer and paid to the Income Tax Department on your behalf. You get credit for it when you file your return. Zero for many freshers. Details below.
🩺 ESI (if gross is ₹21,000 or less)
Employees' State Insurance — medical cover for lower-wage workers in covered establishments. The employee pays 0.75% of gross and the employer 3.25%. If your gross is above ₹21,000 a month, this line will not appear.
🍱 Other deductions
Canteen, transport, a salary advance, a company loan EMI, or voluntary PF (VPF) if you opted in. Each should have a clear label. If you do not recognise a line, ask HR — politely, in writing.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
دایاں (یا نیچے کا) حصہ کٹوتیاں (Deductions) دکھاتا ہے۔ ہر ایک ایک مخصوص جگہ جاتی ہے — کچھ غائب نہیں ہوتا۔
ملازم کا پی ایف (Employee PF — بیسک کا 12 فیصد): پراویڈنٹ فنڈ (Provident Fund) میں آپ کا حصہ، جو ای پی ایف او (EPFO — Employees' Provident Fund Organisation) کے پاس آپ کے ای پی ایف (EPF) اکاؤنٹ میں جاتا ہے۔ یہ اب بھی آپ کا پیسہ ہے — بس ریٹائرمنٹ کے لیے سود کے ساتھ محفوظ۔
پروفیشنل ٹیکس (Professional Tax — PT): تنخواہ داروں پر ریاست کا چھوٹا ٹیکس، جس کی حد آئین میں ₹2,500 سالانہ ہے۔ مہاراشٹر، کرناٹک، مغربی بنگال، تلنگانہ اور گجرات جیسی ریاستوں میں لگتا ہے؛ دہلی یا اتر پردیش میں نہیں۔ جہاں لگتا ہے وہاں عموماً ₹150 سے ₹200 ماہانہ۔
ٹی ڈی ایس (TDS — Tax Deducted at Source): آپ کا تخمینی سالانہ انکم ٹیکس، جو آجر ماہانہ قسطوں میں کاٹ کر آپ کی طرف سے انکم ٹیکس ڈیپارٹمنٹ (Income Tax Department) کو جمع کرتا ہے۔ ریٹرن (Return) بھرتے وقت اس کا کریڈٹ ملتا ہے۔ بہت سے نئے ملازمین کے لیے صفر۔
ای ایس آئی (ESI — اگر گراس ₹21,000 یا کم ہو): ایمپلائیز اسٹیٹ انشورنس (Employees' State Insurance) — کم تنخواہ والے کارکنوں کے لیے طبی کور۔ ملازم گراس کا 0.75 فیصد، آجر 3.25 فیصد دیتا ہے۔ گراس ₹21,000 ماہانہ سے زیادہ ہو تو یہ سطر نہیں آئے گی۔
دیگر کٹوتیاں: کینٹین، ٹرانسپورٹ، تنخواہ کا ایڈوانس، کمپنی کے قرض کی قسط (EMI)، یا رضاکارانہ پی ایف (VPF)۔ ہر سطر کا واضح نام ہونا چاہیے۔ کوئی سطر سمجھ نہ آئے تو ایچ آر سے ادب کے ساتھ، لکھ کر پوچھیں۔
🏦 PF explained: the deduction that is actually savings
The Employees' Provident Fund is the most misunderstood line on the slip. New employees see "− ₹2,100" and feel poorer. In reality, ₹4,200 a month is being put aside for Faizan — his 12% and the employer's 12% — and it earns interest declared every year by the EPFO (8.25% for 2024-25).
🔑 Your UAN
The Universal Account Number is a 12-digit ID from EPFO that stays with you across every job. Your first employer generates it. Activate it on the EPFO member portal, link Aadhaar, PAN and your bank, and check your passbook every few months.
🔀 Changing jobs? Transfer, don't withdraw
When you join a new company, give them the same UAN and transfer the old balance online. Withdrawing early breaks the compounding — and PF withdrawn before five years of service can be taxable.
🧓 EPS — the pension part
8.33% of the employer's share goes to the Employees' Pension Scheme, calculated on a wage ceiling of ₹15,000 (so at most ₹1,250 a month). After 10 years of service it earns you a small monthly pension at 58. The rest, 3.67%, joins your EPF savings.
📏 Why your PF might be exactly ₹1,800
PF is compulsory where basic pay is up to ₹15,000 a month. Many employers contribute on actual basic, but some cap it at 12% of ₹15,000 = ₹1,800 even for higher earners. Both are allowed. Check which your company does.
Gratuity — the invisible CTC item
Some companies include gratuity in CTC (often shown as 4.81% of basic). Under the Payment of Gratuity Act you receive it only after five years of continuous service with the same employer: roughly 15 days of your last basic (+DA) for every year worked. If you leave at year three, that part of your CTC was never yours. Ask whether gratuity is inside the CTC before comparing two offers. Update: India's new labour codes, in force since 21 November 2025, fold this Act into the Code on Social Security, 2020. They let fixed-term contract employees qualify after one year, and say that for PF and gratuity your basic + DA should be at least half of total pay — so many companies are restructuring salaries. Confirm the current rules with HR.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
ایمپلائیز پراویڈنٹ فنڈ (Employees' Provident Fund) پرچی کی سب سے زیادہ غلط سمجھی جانے والی سطر ہے۔ نئے ملازم «− ₹2,100» دیکھ کر خود کو غریب محسوس کرتے ہیں۔ حقیقت میں فیضان کے لیے ہر مہینے ₹4,200 الگ رکھے جا رہے ہیں — اس کے 12 فیصد اور آجر کے 12 فیصد — اور ان پر ای پی ایف او ہر سال اعلان کردہ سود دیتا ہے (2024-25 کے لیے 8.25 فیصد)۔
پیسہ کہاں جاتا ہے: آپ کا 12 فیصد پورا ای پی ایف اکاؤنٹ (بچت) میں۔ آجر کے 12 فیصد میں سے 8.33 فیصد ایمپلائیز پنشن اسکیم (EPS) میں — ₹15,000 کی اجرت کی حد پر، یعنی زیادہ سے زیادہ ₹1,250 ماہانہ — اور باقی 3.67 فیصد آپ کے ای پی ایف میں۔ دس سال کی ملازمت کے بعد ای پی ایس 58 سال کی عمر پر چھوٹی ماہانہ پنشن دیتی ہے۔
آپ کا یو اے این (UAN — Universal Account Number): ای پی ایف او کا 12 ہندسوں کا شناختی نمبر جو ہر نوکری میں آپ کے ساتھ رہتا ہے۔ پہلا آجر بناتا ہے۔ ای پی ایف او ممبر پورٹل (Member Portal) پر فعال کریں، آدھار (Aadhaar)، پین (PAN) اور بینک جوڑیں، اور ہر چند مہینے پاس بک (Passbook) دیکھیں۔ پوری زندگی ایک ہی یو اے این — دوسرا کبھی نہ بنائیں۔
نوکری بدلیں تو منتقل کریں، نکالیں نہیں: نئی کمپنی کو وہی یو اے این دیں اور پرانا بیلنس آن لائن منتقل (Transfer) کریں۔ جلدی نکالنے سے مرکب سود (Compounding) ٹوٹ جاتا ہے — اور پانچ سال کی ملازمت سے پہلے نکالا گیا پی ایف قابلِ ٹیکس ہو سکتا ہے۔
پی ایف ٹھیک ₹1,800 کیوں ہو سکتا ہے: پی ایف لازمی ہے جہاں بیسک ₹15,000 ماہانہ تک ہو۔ بہت سے آجر اصل بیسک پر حصہ دیتے ہیں، لیکن کچھ زیادہ تنخواہ والوں کے لیے بھی اسے ₹15,000 کے 12 فیصد = ₹1,800 پر محدود کر دیتے ہیں۔ دونوں جائز ہیں۔
گریجویٹی (Gratuity) — سی ٹی سی کی غیر مرئی چیز: کچھ کمپنیاں گریجویٹی کو سی ٹی سی میں شامل کرتی ہیں (اکثر بیسک کا 4.81 فیصد)۔ پیمنٹ آف گریجویٹی ایکٹ (Payment of Gratuity Act) کے تحت یہ ایک ہی آجر کے ساتھ پانچ سال مسلسل ملازمت کے بعد ہی ملتی ہے: ہر سال کے لیے تقریباً آخری بیسک (+ڈی اے) کے 15 دن۔ تیسرے سال چھوڑ دیں تو سی ٹی سی کا وہ حصہ کبھی آپ کا تھا ہی نہیں۔ دو آفر موازنہ کرنے سے پہلے پوچھیں کہ گریجویٹی سی ٹی سی کے اندر ہے یا نہیں۔ تازہ تبدیلی: 21 نومبر 2025 سے نافذ نئے لیبر کوڈز (Labour Codes) نے اس ایکٹ کو کوڈ آن سوشل سیکیورٹی 2020 (Code on Social Security, 2020) میں شامل کر دیا ہے۔ ان کے تحت مقررہ مدت کے کنٹریکٹ ملازمین (Fixed-term Employees) ایک سال بعد ہی حقدار ہو جاتے ہیں، اور پی ایف و گریجویٹی کے لیے بیسک + ڈی اے کل تنخواہ کا کم از کم آدھا ہونا چاہیے — اس لیے بہت سی کمپنیاں تنخواہ کا ڈھانچہ بدل رہی ہیں۔ موجودہ قواعد ایچ آر سے ضرور پوچھیں۔
🧮 TDS explained: why freshers often pay zero
Income tax in India is paid on your yearly income, but the employer collects it monthly as TDS. At the start of the financial year (April) HR asks you to declare your tax regime and any deductions; they estimate your yearly tax and divide it by twelve. In March the figure is trued up.
🆕 New regime (the default)
Lower slab rates, almost no deductions. Salaried people get a standard deduction of ₹75,000 and a rebate that, under the slabs introduced in Budget 2025, makes salary income up to about ₹12.75 lakh a year effectively tax-free. Most freshers are best off here — and pay no TDS at all.
🗂️ Old regime (opt in)
Higher slab rates, but you can claim HRA exemption, Section 80C investments up to ₹1.5 lakh (your PF counts), health insurance, home-loan interest and more. Worth it mainly for people with high rent and many investments. You can compare both on the Income Tax Department's online calculator.
| Yearly taxable income (new regime, Budget 2025 slabs) | Rate |
|---|---|
| Up to ₹4,00,000 | Nil |
| ₹4,00,001 – ₹8,00,000 | 5% |
| ₹8,00,001 – ₹12,00,000 | 10% |
| ₹12,00,001 – ₹16,00,000 | 15% |
| ₹16,00,001 – ₹20,00,000 | 20% |
| ₹20,00,001 – ₹24,00,000 | 25% |
| Above ₹24,00,000 | 30% |
Plus a 4% health and education cess on the tax. A rebate wipes out the tax entirely when taxable income is ₹12 lakh or less. Slabs can change in any Budget — the Income-tax Act, 2025 also replaced the 1961 Act from 1 April 2026 — so always confirm the current year's table on incometax.gov.in. Under the new Act, section and form numbers have been renumbered (the old Section 80C, for example, has a new number), though HR teams and banks still widely use the familiar old names.
Suppose a slip shows a gross of ₹1,25,000 a month — ₹15 lakh a year. After the ₹75,000 standard deduction, taxable income is ₹14.25 lakh. Under the slabs above: 5% on the ₹4–8 lakh band (₹20,000) + 10% on ₹8–12 lakh (₹40,000) + 15% on the remaining ₹2.25 lakh (₹33,750) = ₹93,750, plus 4% cess = about ₹97,500 for the year. The employer would deduct roughly ₹8,125 as TDS every month. The slip is doing exactly what the law asks.
📑 Form 16 — your tax receipt
If any TDS was deducted, the employer must give you Form 16 by 15 June: a summary of salary paid and TDS deducted (many employers issue it even when tax is zero). You use it to file your income tax return (ITR), usually due by 31 July. Even if your tax is zero, filing builds a record useful for loans and visas.
🔍 Form 26AS / AIS — cross-check
Log in to the income tax portal and open Form 26AS or the Annual Information Statement. The TDS your employer deducted must appear there against your PAN. If your slip shows TDS but 26AS does not, raise it with HR immediately.
Give HR your PAN on day one. Without a valid PAN, the law can require TDS at a higher rate, and the credit may not reach your account. Also give your bank details, Aadhaar and UAN (if you have one) during onboarding.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
ہندوستان میں انکم ٹیکس آپ کی سالانہ آمدنی پر لگتا ہے، لیکن آجر اسے ماہانہ ٹی ڈی ایس کے طور پر وصول کرتا ہے۔ مالی سال کے آغاز (اپریل) میں ایچ آر آپ سے ٹیکس نظام (Tax Regime) اور کٹوتیوں کا اعلان (Declaration) مانگتا ہے؛ وہ سالانہ ٹیکس کا تخمینہ لگا کر بارہ حصوں میں بانٹتے ہیں۔ مارچ میں حساب درست کر لیا جاتا ہے۔
نیا نظام (New Regime — ڈیفالٹ): کم شرحیں، تقریباً کوئی کٹوتی نہیں۔ تنخواہ داروں کو ₹75,000 کی معیاری کٹوتی (Standard Deduction) اور ایک رعایت (Rebate) ملتی ہے جو بجٹ 2025 کے سلیب کے تحت تقریباً ₹12.75 لاکھ سالانہ تک تنخواہ کو عملاً ٹیکس فری بنا دیتی ہے۔ زیادہ تر نئے ملازمین کے لیے یہی بہتر ہے — اور ٹی ڈی ایس بالکل نہیں کٹتا۔
پرانا نظام (Old Regime — اختیاری): اونچی شرحیں، مگر ایچ آر اے کی چھوٹ، سیکشن 80C کی ₹1.5 لاکھ تک سرمایہ کاری (آپ کا پی ایف اس میں شمار ہوتا ہے)، صحت کی انشورنس، گھر کے قرض کا سود وغیرہ کا دعویٰ کر سکتے ہیں۔ زیادہ کرائے اور کئی سرمایہ کاریوں والے لوگوں کے لیے فائدہ مند۔ دونوں کا موازنہ انکم ٹیکس ڈیپارٹمنٹ کے آن لائن کیلکولیٹر (Calculator) پر کریں۔
نئے نظام کے سلیب (بجٹ 2025): ₹4 لاکھ تک صفر؛ ₹4 سے 8 لاکھ 5 فیصد؛ ₹8 سے 12 لاکھ 10 فیصد؛ ₹12 سے 16 لاکھ 15 فیصد؛ ₹16 سے 20 لاکھ 20 فیصد؛ ₹20 سے 24 لاکھ 25 فیصد؛ ₹24 لاکھ سے اوپر 30 فیصد۔ اس پر 4 فیصد سیس (Cess)۔ قابلِ ٹیکس آمدنی ₹12 لاکھ یا کم ہو تو رعایت پورا ٹیکس ختم کر دیتی ہے۔ سلیب کسی بھی بجٹ میں بدل سکتے ہیں — انکم ٹیکس ایکٹ 2025 نے یکم اپریل 2026 سے 1961 کے قانون کی جگہ لی ہے — اس لیے موجودہ سال کی جدول incometax.gov.in پر ضرور دیکھیں۔ نئے قانون میں دفعات اور فارموں کے نمبر بدل گئے ہیں (مثلاً پرانی سیکشن 80C کا اب نیا نمبر ہے)، اگرچہ ایچ آر اور بینک ابھی بھی پرانے مانوس نام عام طور پر استعمال کرتے ہیں۔
حل شدہ مثال — جب ٹی ڈی ایس کٹتا ہے: فرض کریں پرچی پر گراس ₹1,25,000 ماہانہ ہے — ₹15 لاکھ سالانہ۔ ₹75,000 معیاری کٹوتی کے بعد قابلِ ٹیکس آمدنی ₹14.25 لاکھ۔ اوپر کے سلیب سے: ₹4 سے 8 لاکھ پر 5 فیصد (₹20,000) + ₹8 سے 12 لاکھ پر 10 فیصد (₹40,000) + باقی ₹2.25 لاکھ پر 15 فیصد (₹33,750) = ₹93,750، اس پر 4 فیصد سیس = سال کا تقریباً ₹97,500۔ آجر ہر مہینے تقریباً ₹8,125 ٹی ڈی ایس کاٹے گا۔ پرچی بالکل وہی کر رہی ہے جو قانون کہتا ہے۔
فارم 16 (Form 16) — آپ کی ٹیکس رسید: اگر ٹی ڈی ایس کٹا ہو تو آجر 15 جون تک فارم 16 دینے کا پابند ہے: ادا کی گئی تنخواہ اور کٹے ہوئے ٹی ڈی ایس کا خلاصہ (بہت سی کمپنیاں ٹیکس صفر ہو تب بھی دیتی ہیں)۔ اس سے عموماً 31 جولائی تک انکم ٹیکس ریٹرن (ITR) بھریں۔ ٹیکس صفر ہو تب بھی ریٹرن بھرنا قرض اور ویزا کے لیے مفید ریکارڈ بناتا ہے۔ فارم 26AS / اے آئی ایس (AIS): انکم ٹیکس پورٹل پر لاگ ان کر کے دیکھیں کہ آجر کا کاٹا ہوا ٹی ڈی ایس آپ کے پین کے سامنے درج ہے۔ پرچی میں ٹی ڈی ایس ہو مگر 26AS میں نہ ہو تو فوراً ایچ آر سے بات کریں۔
پہلے دن ایچ آر کو پین دیں۔ درست پین کے بغیر قانون اونچی شرح پر ٹی ڈی ایس کا تقاضا کر سکتا ہے اور کریڈٹ آپ کے کھاتے تک نہیں پہنچ پاتا۔ آن بورڈنگ (Onboarding) میں بینک کی تفصیل، آدھار اور یو اے این (اگر ہے) بھی دیں۔
✅ Your first-slip checklist: seven things to verify
Do this with your first slip, and again whenever your salary changes. It takes ten minutes.
Match gross to your offer letter
Add up the earnings lines. Divide the yearly CTC in your offer by 12, subtract the employer PF (and gratuity, if listed) — the result should equal your monthly gross. If not, ask HR to walk you through the difference.
Check basic pay and its percentage
Basic should be a clearly stated share of gross, commonly 40–50%. An unusually low basic means lower PF and gratuity for you — and under the new labour codes basic + DA should generally be at least half of total pay for PF and gratuity. If yours looks low, ask HR.
Recompute PF yourself
Employee PF should be 12% of basic (or ₹1,800 if your company caps at the ₹15,000 ceiling). Then log in to the EPFO passbook with your UAN: both your share and the employer's share must appear there within a month or two.
Understand every deduction line
Professional tax, ESI, TDS, canteen, advance — each should have a name you recognise and an amount you can explain. Unknown line? Ask in writing.
Confirm the TDS logic
If TDS is deducted, ask which regime HR used and what yearly income they assumed. If you expect zero tax, make sure a wrong default did not cause over-deduction — you will get it back on filing, but only months later.
Cross-check Form 26AS / AIS once a quarter
TDS on your slip must match the Income Tax Department's record. Mismatches are easier to fix in the same year than after you have left the company.
Save every slip as a PDF
Keep a folder (phone or cloud) named by month. Banks ask for three to six months of slips for loans and credit cards; new employers ask for the last three. Also keep Form 16 for each year.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
یہ کام اپنی پہلی پرچی کے ساتھ کریں، اور جب بھی تنخواہ بدلے دوبارہ کریں۔ دس منٹ لگتے ہیں۔
۱۔ گراس کو آفر لیٹر سے ملائیں: آمدنی کی سطریں جمع کریں۔ آفر کی سالانہ سی ٹی سی کو 12 سے تقسیم کریں، آجر کا پی ایف (اور درج ہو تو گریجویٹی) نکال دیں — نتیجہ آپ کے ماہانہ گراس کے برابر ہونا چاہیے۔ نہ ہو تو ایچ آر سے فرق سمجھنے کو کہیں۔
۲۔ بیسک اور اس کا فیصد دیکھیں: بیسک گراس کا واضح حصہ ہونا چاہیے، عموماً 40 سے 50 فیصد۔ غیر معمولی کم بیسک کا مطلب آپ کے لیے کم پی ایف اور گریجویٹی؛ اور نئے لیبر کوڈز کے تحت پی ایف و گریجویٹی کے لیے بیسک + ڈی اے عموماً کل تنخواہ کا کم از کم آدھا ہونا چاہیے۔ آپ کا کم لگے تو ایچ آر سے پوچھیں۔
۳۔ پی ایف خود دوبارہ نکالیں: ملازم کا پی ایف بیسک کا 12 فیصد ہونا چاہیے (یا کمپنی ₹15,000 کی حد پر محدود کرتی ہو تو ₹1,800)۔ پھر یو اے این سے ای پی ایف او پاس بک میں لاگ ان کریں: آپ کا اور آجر کا دونوں حصے ایک دو مہینے میں وہاں نظر آنا چاہیے۔
۴۔ ہر کٹوتی کی سطر سمجھیں: پروفیشنل ٹیکس، ای ایس آئی، ٹی ڈی ایس، کینٹین، ایڈوانس — ہر ایک کا نام پہچانا ہوا اور رقم قابلِ وضاحت ہو۔ انجان سطر؟ لکھ کر پوچھیں۔
۵۔ ٹی ڈی ایس کی منطق کی تصدیق کریں: ٹی ڈی ایس کٹا ہو تو پوچھیں ایچ آر نے کون سا نظام اور کتنی سالانہ آمدنی فرض کی۔ اگر آپ کا ٹیکس صفر بننا چاہیے تو دیکھیں کہ غلط ڈیفالٹ سے زیادہ کٹوتی نہ ہوئی ہو — واپس تو ملتا ہے، مگر مہینوں بعد۔
۶۔ ہر سہ ماہی فارم 26AS / اے آئی ایس سے ملائیں: پرچی کا ٹی ڈی ایس انکم ٹیکس ڈیپارٹمنٹ کے ریکارڈ سے ملنا چاہیے۔ فرق اسی سال ٹھیک کرانا کمپنی چھوڑنے کے بعد سے کہیں آسان ہے۔
۷۔ ہر پرچی پی ڈی ایف (PDF) میں محفوظ کریں: فون یا کلاؤڈ (Cloud) پر مہینے کے نام سے فولڈر رکھیں۔ بینک قرض اور کریڈٹ کارڈ کے لیے تین سے چھ مہینے کی پرچیاں مانگتے ہیں؛ نیا آجر آخری تین۔ ہر سال کا فارم 16 بھی رکھیں۔
⚠️ Mistakes new employees make
Avoid these
Comparing two offers by CTC alone — a ₹5 lakh CTC with gratuity, insurance and a 15% variable inside can pay less in hand than a ₹4.5 lakh fixed offer. Withdrawing PF at every job change. Creating a second UAN at a new company. Never activating the EPFO portal, then discovering years later that an employer deposited nothing. Forgetting to submit rent receipts or the regime declaration, so TDS is over-deducted. Ignoring Form 16 and never filing a return.
💡 Ask these before you sign the next offer
What is the fixed monthly gross? Is gratuity or insurance inside the CTC? What percentage is variable, and what was actually paid out last year? Is PF on full basic or capped at ₹1,800? Is there a notice-period or bond clause? A good employer answers all five without hesitation.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
ان غلطیوں سے بچیں: دو آفر کا موازنہ صرف سی ٹی سی سے کرنا — گریجویٹی، انشورنس اور 15 فیصد ویری ایبل والا ₹5 لاکھ کا سی ٹی سی، ₹4.5 لاکھ کے مقررہ (Fixed) آفر سے کم ان ہینڈ دے سکتا ہے۔ ہر نوکری بدلنے پر پی ایف نکال لینا۔ نئی کمپنی میں دوسرا یو اے این بنوا لینا۔ ای پی ایف او پورٹل کبھی فعال نہ کرنا، اور برسوں بعد پتا چلنا کہ آجر نے کچھ جمع ہی نہیں کیا۔ کرائے کی رسیدیں یا نظام کا اعلان جمع نہ کرنا، جس سے ٹی ڈی ایس زیادہ کٹے۔ فارم 16 کو نظر انداز کرنا اور کبھی ریٹرن نہ بھرنا۔
اگلا آفر سائن کرنے سے پہلے یہ پوچھیں: مقررہ ماہانہ گراس کیا ہے؟ گریجویٹی یا انشورنس سی ٹی سی کے اندر ہے؟ کتنا فیصد ویری ایبل ہے اور پچھلے سال واقعی کتنا دیا گیا؟ پی ایف پورے بیسک پر ہے یا ₹1,800 پر محدود؟ نوٹس پیریڈ (Notice Period) یا بانڈ (Bond) کی شرط ہے؟ اچھا آجر پانچوں کا جواب بلا جھجک دیتا ہے۔
🤲 Know your money, then grow your skills
A salary slip is not a bill to be feared. It is a monthly statement of your work, your savings and your contribution. Read it, question it politely, keep it safely — and treat PF as the first investment of your career rather than a loss. This post explains how the system generally works; it is not personal tax advice. For your own situation, use the official calculators or ask a chartered accountant.
If you would like to track your salary, PF balance and monthly budget in a simple spreadsheet, Microsoft Excel Mastery on Madarsa teaches it step by step, with Urdu support.
اردو ترجمہ — Urdu Translation
تنخواہ کی پرچی کوئی ڈرانے والا بل نہیں۔ یہ آپ کے کام، آپ کی بچت اور آپ کے حصے کا ماہانہ بیان ہے۔ اسے پڑھیں، ادب سے سوال کریں، محفوظ رکھیں — اور پی ایف کو نقصان نہیں بلکہ اپنے کیریئر (Career) کی پہلی سرمایہ کاری سمجھیں۔ یہ مضمون نظام کا عمومی طریقہ بتاتا ہے؛ یہ ذاتی ٹیکس مشورہ نہیں۔ اپنی صورتحال کے لیے سرکاری کیلکولیٹر استعمال کریں یا چارٹرڈ اکاؤنٹنٹ (Chartered Accountant) سے پوچھیں۔
اگر آپ اپنی تنخواہ، پی ایف بیلنس اور ماہانہ بجٹ ایک آسان اسپریڈشیٹ (Spreadsheet) میں رکھنا چاہتے ہیں تو مدرسہ پر مائیکروسافٹ ایکسل ماسٹری (Microsoft Excel Mastery) اردو مدد کے ساتھ قدم بہ قدم سکھاتا ہے۔
Sources & further reading: EPFO — Employees' Provident Fund Organisation (contribution rates, EPS wage ceiling, yearly interest rate, UAN services) · Income Tax Department of India (tax slabs, standard deduction, tax calculator, Form 26AS / AIS) · Union Budget 2025-26 documents (new-regime slabs and rebate) · ESIC — Employees' State Insurance Corporation (wage limit and contribution rates) · Payment of Gratuity Act, 1972 and the Code on Social Security, 2020 (labour codes notified November 2025); state Professional Tax Acts. Faizan and the figures in this post are illustrative; your slip will differ. This is general information, not tax or legal advice.
Enjoyed this article?
Subscribe to our newsletter for more articles, tutorials, and insights delivered straight to your inbox.
Related Posts
Job Interview Preparation for Freshers in India: Common Questions & Answers
Your first interview is preparable: the same 7 questions appear almost every time. A bilingual fresher's guide to the Indian hiring process, sample answers, the STAR method, etiquette do's and don'ts, and a 7-day preparation plan — with a special section for Urdu-first speakers and madrasa graduates.
Imranul Haque Noor
Nov 13, 2026
